15 conseils pour réussir l’UX de votre événement UX

Si l’UX est en train de prendre une ampleur considérable, le nombre de formations, de Meetups et de conférences autour de cette thématique est aussi en constante progression. 

De mon point de vue, les enjeux des organisateurs peuvent être divisés en 3 niveaux :
1. Ne pas perdre d’argent.
2. Gagner de l’argent.
3. Fidéliser les participants pour gagner encore plus d’argent.

Quant aux participants, leurs objectifs sont, en général, de rentabiliser leurs frais.
Ont-ils appris des choses ?
Ont-ils fait des rencontres enrichissantes ?
Ont-ils passé un bon moment ?
En d’autres termes, est-ce qu’ils en ont eu pour leur argent ?

A titre personnel, j’ai participé à de nombreux événements liés à la danse et j’en ai aussi organisé plusieurs, avec et sans enjeux financiers (soirées mensuelles, festivals sur un plusieurs jours, Flash Mobs). 

A titre professionnel, j’ai assisté à plusieurs événements autour du digital et de l’UX qui m’ont fait vivre différents types d’expériences : 
– « C’était trop nul, je regrette d’être venue. »
– « C’était pas mal, mais j’ai vu mieux. »
– « C’était génial, j’ai bien fait de venir. »
– « C’était excellent, je reviendrai ! »

Si je devais organiser un événement professionnel, je souhaiterais que l’expérience de mes participants soit mémorable (comme quand j’organisais des événements de danse d’ailleurs). Voici mes conseils si vous souhaitez organiser un événement mémorable.

1. Faire un benchmark

En effet, comme dans chaque projet digital que je gère, la première étape incontournable est celle du benchmark. Observer, ne pas reproduire les mauvaises pratiques, reprendre les bonnes pratiques, et s’en inspirer pour faire encore mieux !


2. Recueillir les besoins de vos participants

Pour l’organisation de son 3ème événement annuel, ADDC avait envoyé un message à ses anciens participants pour leur demander leur avis : « Quels sujets et quels conférenciers aimeriez-vous avoir pour la prochaine édition ? ». Excellente approche centrée utilisateur que j’appliquerais volontiers si je devais organiser un événement.
ADDC ne s’est pas contenté de solliciter ses anciens et futurs participants. Les organisateurs ont mis toutes les chances de leur côté pour avoir un maximum de réponses en mettant en place un jeu concours. Le gagnant pouvait recevoir un pass gratuit pour l’événement. Motivant non ? Encore une bonne pratique à copier sans modération. Ci-dessous un extrait du mail qu’ils ont envoyé.



3. Donner envie de venir

Si vous avez déjà organisé une première édition, pensez à partager vos archives (photos, vidéos, slides) des éditions précédentes comme dans l’exemple ci-dessous d’UX Scotland.



4. Choisir la bonne date

Soyons honnêtes, les déplacements professionnels peuvent aussi être l’occasion de se prolonger en déplacements personnels. Si l’événement ne dure qu’une journée, comme c’est par exemple le cas d’ALL ABOUT VOICE, le positionner un vendredi peut permettre aux participants qui le souhaitent de rester sur place le temps d’un week-end. Vous pouvez aussi faire comme ADDC qui combine son événement avec les soldes locales ou bien choisir un événement spécifique (ex : j’avais choisi le 14 juillet pour l’un de mes festivals de danse pour que les danseurs étrangers puissent profiter du défilé militaire sur Paris).
Soyez créatifs et proposez plus qu’un événement à vos participants !



5. Choisir un lieu haut de gamme

L’un de mes objectifs en devenant freelance, est d’investir sur moi-même. J’ai testé plusieurs formations, et à mes yeux, les meilleurs sont Nielsen Norman Group. Je suis déjà certifiée (UX Certified) et je vise le titre d’UX Master Certified en septembre 2019 (qui exige de réussir 15 examens). Certes les cours de Nielsen sont chers, mais la qualité est excellente et on en a clairement pour son argent. Leurs conférences ont lieu dans des hôtels 4 ou 5 étoiles, en fonction des villes. Ce choix reflète clairement leur positionnement haut de gamme. Intransigeante sur la qualité, le fond est aussi important que la forme. Je préconise de choisir un lieu haut de gamme.



6. Offrir des Goodies

Les Goodies sont des objets qui peuvent avoir de multiples finalités. 
Du point de vue des organisateurs, ils peuvent être utilisés comme support pour communiquer sur leur marque.  
Du point de vue des participants, ce sont des petits détails qui peuvent créer un moment d’excitation (un peu comme la surprise dans un œuf Kinder), de joie (être accueilli avec un sourire ET un cadeau, c’est toujours agréable) voire de nostalgie (si l’événement était positif, le regard porté aux Goodies peut être très spécifique). Attention toutefois aux 2ème effet Kiss Cool, qui peut transformer vos Goodies WAOUH en effet FLOP. 

Exemple N°1 : 
Si vous voulez faire de la pub sur des Stickers en écrivant uniquement votre marque, il y a de fortes chances pour qu’ils soient perçus comme inutiles et qu’ils finissent à la poubelle. Je trouve l’approche de Nielsen Norman Group très judicieuse pour 2 raisons :
– Ils ont certes créé des Stickers avec leur marque, mais ils ont aussi ajouté des citations en rapport avec la thématique de leurs conférences.
– Ils les ont mis en libre-service pour éviter les gaspillages.
Si vous voulez proposer des Stickers, inspirez-vous de ces deux bonnes pratiques (exemples ci-dessous).


Exemple N°2 :
Si vous voulez proposer des sacs, assurez-vous qu’ils sont solides. L’un des sacs que j’avais reçu à un événement que j’avais trouvé nul s’est déchiré après 2 jours d’utilisation. Double effet FLOP !


Exemple 3 :
Dans le milieu de la danse, il est très commun de proposer des T-shirts avec le logo de l’événement. ADDC a repris ce concept, et a en plus ajouté une serviette de plage. Un clin d’œil très apprécié des participants qui l’ont utilisé pour aller à la plage pendant la durée de l’événement qui avait lieu à Barcelone. Autant vous dire que ce type de Goodies aura une faible probabilité de finir à la poubelle ! Ci-dessous, les Goodies proposés par ADDC en 2019.

Soyez donc créatifs si vous voulez proposer des Goodies et faites en sorte qu’ils soient utiles. Pour viser juste, je suggère de proposer à vos futurs participants de choisir leurs Goodies préférés parmi une liste dans le formulaire d’inscription. Essayez, vous verrez, ils seront agréablement surpris !


7. Proposer des collations

Les 3 derniers événements auxquels j’ai participé (UX Scotland, Nielsen Norman Group et ADDC) proposaient ce genre de prestation. Je préconise de : 
– Miser sur la qualité. Il m’est aussi arrivé d’avoir des biscuits premier prix, et croyez-moi, l’effet n’est pas le même !
– Proposer des produits locaux. Si vous avez des participants étrangers, ils seront contents de goûter les spécialités locales pendant votre événement.
Je conseille aussi de faire comme ADDC qui avait prévu une zone spéciale dédiée au sans-gluten et vegan. Délicate attention que les personnes concernées par ce type de régime alimentaire ont dû fortement apprécier !
Tout comme dans le digital où il est important de concevoir pour tous en rendant les sites accessibles, démarquez-vous de vos concurrents et pensez à ne pas exclure les minorités ! Si vos produits contiennent des allergènes et ne sont pas locaux, vous pouvez aussi miser sur une présentation ludique comme celle proposée ci-dessous par UX Scotland. Effet WAOUH garanti !



8. Proposer un déjeuner

En fonction des villes, Nielsen Norman Group n’inclut pas toujours le déjeuner dans le prix de ses conférences. Pour avoir testé les deux, je peux vous garantir que ça fait une grosse différence, et je ne parle pas du prix. La pause du déjeuner étant relativement courte, si le repas est inclus, c’est un problème logistique en moins à gérer pour le participant qui peut alors pleinement apprécier ce moment de convivialité pour décompresser et faire des rencontres. ADDC avait testé en 2018 des coupons permettant de choisir un repas parmi plusieurs restaurants près du centre de conventions. L’organisation et la distribution des tickets avait été fastidieuse et je n’en avais pas gardé un bon souvenir. Mais le concept de choisir son restaurant, et la qualité de ce dernier avaient pour le coup contrebalancé mon expérience qui au final était positive. En 2019, ADDC avait pris le parti de simplifier l’étape de distribution des coupons (bonne piste d’optimisation), mais avait opté pour un plat unique distribué par un Food Truck (moins bien que l’année précédente).
Ne négligez pas l’étape du déjeuner, pensez à optimiser l’organisation et… une fois de plus, misez sur la qualité. Si vous avez peur que le budget soit trop élevé, proposez à vos participants un pass avec et sans déjeuner.


9. Faciliter les interactions

Les participants voyagent souvent seuls et se connaissent rarement entre eux. La mise en place d’un groupe sur Slack comme l’ont fait ADDC et UX Scotland est une très bonne initiative. Les gens ont ainsi l’opportunité de se présenter et de faire connaissance avant le début de l’événement.
Il peut aussi être intéressant d’organiser un jeu pour pousser les gens à se parler comme l’ont fait les organisateurs d’ADDC : chaque participant avait un Sticker sous forme de Smiley sur son pass (photo ci-dessous). L’objectif était de retrouver les autres participants qui avaient le même Smiley puis de faire une photo et de la publier sur les réseaux sociaux. La photo la plus amusante remportait un cadeau.


L’autre initiative intéressante que j’ai pu observer en Écosse, était la mise à disposition de badges sur lesquels il y avait des messages de type « Je suis plus à l’aise si je parle en 2ème », « Je préfère rester tranquille », etc. Une initiative intéressante permettant aux timides et introvertis qui le souhaitent de faire des rencontres de manière plus facile.

Soyez créatif et aidez vos participants à briser la glace !


10. Créer un lien social

Si les participants se déplacent pour apprendre de nouvelles choses dans une thématique dédiée, les conférences sont aussi l’occasion de développer son réseau professionnel voire de faire des rencontres personnelles intéressantes. Les groupes sur Slack ou Whova (comme le fait Nielsen Norman Group) permettent aux participants d’organiser des sorties en dehors des conférences pour faire plus ample connaissance. Au-delà de la mise à disposition d’un support digital, vous pouvez aussi organiser un apéro, une soirée ou des activités. En 2019, ADDC a mis le paquet à ce niveau-là. L’événement était sur 3 jours. La 2ème journée était réservée soit à des workshops, soit à des activités touristiques. Du choix, de la diversité, de l’originalité. Tout y était pour rendre l’expérience mémorable. Sans oublier le BBQ dans un lieu exceptionnel comme l’indique la capture ci-dessous



11. Prévoir un maître de cérémonie

C’est le choix fait par ADDC et je vous assure que ça en vaut la peine, même si ça représente un coût supplémentaire. Chacun son métier… Si vous n’êtes pas à l’aise avec un micro, épargnez vos participants et déléguez cette tâche à une personne à l’aise, qui saura animer et fluidifier le déroulé de votre événement.


12. Optimiser les questions-réponses

Certains organisateurs (ou speakers) préfèrent éviter cette étape. D’autres prévoient un micro avec un organisateur qui court dans tous les sens pour trouver la personne qui veut poser une question. Amusant les premières secondes, mais ça devient vite pénible et le niveau d’efficacité en prend un coup. Il y a aussi ceux qui optent pour un micro mobile sous forme de dé en mousse que l’on passe aux participants en mode « tiens, attrape le ballon ». Moyen aussi car certaines personnes peu adroites risquent de ne pas poser de questions intéressantes de peur de ne pas savoir rattraper le micro.
Une excellente pratique proposée par ADDC (et oui, encore) : les participants pouvaient poser librement leurs questions via leur smartphone et le maître de cérémonie parlait en leur nom. Plusieurs avantages :
– Pas de problème de micro qui vole.
– Pas de perte de temps entre chaque question.
– Pas de problème de son.
– Et surtout, ça permet aux personnes timides de poser leur question.
Prévoyez un support digital et un maître de cérémonie pour votre événement !



13. Partager les connaissances

L’une des questions les plus fréquemment posées pendant les conférences est : « Est-ce que les slides seront partagés ? ». Du point de vue des speakers, la réponse est mitigée. Certains ne veulent clairement pas partager les supports de leur présentation. D’autres, en revanche, le font volontiers. Dans la mesure du possible, demandez aux speakers de partager leurs slides et mettez-les à disposition sur votre Slack et / ou sur votre site en optimisant leur accessibilité. UX Scotland le fait très bien comme le montre l’exemple ci-dessous : d’un coup d’œil, on peut repérer sur le programme les interventions qui disposent d’une vidéo et / ou des slides. Une très bonne pratique à copier sans modération !



14. Faire preuve de flexibilité

Organiser un événement, ça implique beaucoup de temps et d’énergie pour optimiser l’organisation en amont. Ne relâchez pas vos efforts le jour J, bien au contraire ! Les participants vous attendent au tournant, même si vous vous êtes donné à fond pendant des mois. Il y a toujours des gens mécontents et il faut savoir les écouter pour résoudre leur problème, dans la mesure du possible. Vous pouvez utiliser le groupe Slack ou faire comme ADDC : ils ont créé une application dans laquelle vous avez le programme, les infos pratiques et un moyen d’envoyer votre feedback aux organisateurs.
Exemple concret : le 1er jour, il n’y avait pas de pause-café le matin. Les gens en ont fait la remarque. Les organisateurs ont su écouter et ont modifié le programme du deuxième jour en ajoutant une pause-café le matin.
Test & learn. Appliquez cette méthode, quel que soit votre projet (digital ou non).


15. Écouter pour s’améliorer

Demandez à vos participants ce qu’ils ont pensé de votre événement. La critique est facile (surtout quand on est un participant et que l’on ne se rend pas compte du travail effectué) et elle n’est pas forcément agréable à entendre (si on a un ego un peu trop important). C’est pourtant la critique (constructive) qui permet de se remettre en question et d’ajuster pour s’améliorer. Pensez à envoyer un questionnaire de satisfaction à la fin de votre événement. Écoutez vos participants et appliquez, encore, la méthode Test & learn !


BREF, j’espère que mon retour d’expérience et mes conseils vous seront utiles pour organiser un événement (sur l’UX ou sur une autre thématique) mémorable !

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